وجه صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن نايف بن عبدالعزيز ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية أمارات المناطق والجهات والمؤسسات المعنية بتطبيق قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة، المقرة من اللجنة الإشراقية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المشكلة بقرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17 رجب 1434هـ.

جاء ذلك في تعميم لسموه وجهه لأصحاب السمو أمراء المناطق على أهمية متابعة المؤتمرات التي تقام في المملكة بما يتماشى مع آليات العمل وضوابط تراخيص المعارض والمؤتمرات المحددة من وزارة الداخلية، وتتضمن قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة المقرة من اللجنة الإشراقية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات أربع عشر مادة تنظم سياسات إقامة المؤتمرات الى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة، مع مراعاة الالتزام بكافة أنظمة العلامات التجارية والحقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمرات.

وعرفت القواعد والإجراءات في فصلها الأول المؤتمر بأنه اجتماع يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ويندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه القواعد والإجراءات مسميات رئيسة وهي، منتدى ندوة وملتقى، علما بأن الملتقى يتكون من مؤتمر ومعرض تجاري أو استهلاكي.

وتخضع لهذه القواعد والإجراءات بموجب الفصل الأول للمادة الثانية، المؤتمرات التي تقيمها الغرف التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات الاهلية في المملكة، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ، الى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، ويوضح الفصل الثاني بمادته الثالثة الشروط العامة من قواعد إقامة المؤتمرات والتي تمنع إقامة المؤتمرات الخاضعة لتلك القواعد في المملكة بجميع انواعها دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ومنعت الشروط العامة القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج، ولا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.

كما الزمت الشروط العامة المنظمين بأن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية، وأن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة ، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية، ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخصا، الى جانب التأكيد علي المحافظة على القيم الإسلامية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر، وجاء من ضمن الشروط، أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية، الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون سجلها التجاري ساري المفعول عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، والغرف التجارية الصناعية، الجامعات الاهلية.

وفيما يتعلق بالمخالفات والعقوبات، فقد بيّنت المادة الثالثة عشر، أنه في حال الاخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها، يعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة أو أي من الأحكام الواردة بنموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط، بإنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلا،

يذكر أن اللجنة الإشراقية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات برئاسة صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني قد اصدرت قرارا باعتماد قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة، وتم البدء في تطبيقها بشكل رسمي بعد نشرها في صحيفة أم القرى، وعلى المواقع الرسمية للجهات المعنية.